Le métier de secrétaire freelance connaît une forte croissance, en particulier avec la digitalisation accrue des entreprises et la flexibilité qu’offrent les nouvelles formes de travail. Se lancer dans cette voie peut offrir une autonomie précieuse et un revenu stable. Cependant, pour réussir en tant que secrétaire freelance, il ne suffit pas seulement de bien maîtriser les compétences administratives. Un ensemble de stratégies doit être mis en place pour bâtir une activité durable et rentable. Voici un guide détaillé pour démarrer avec succès.
Choisir son client cible en tant que secrétaire
La première étape pour se lancer en tant que secrétaire freelance est de définir clairement son client cible. Cela peut sembler évident, mais cette réflexion est primordiale pour adapter votre offre de services. Voulez-vous travailler avec des entrepreneurs individuels, des PME, des start-ups ou des grandes entreprises ? Leurs besoins sont différents. Par exemple, un entrepreneur solo pourrait demander des tâches administratives simples comme la gestion des e-mails et la facturation, tandis qu’une grande entreprise cherchera un soutien administratif plus technique et spécialisé.
Selon une étude de l’INSEE, les PME représentent 99 % des entreprises en France, et près de 70 % d’entre elles sous-traitent déjà des services administratifs, ce qui en fait un marché intéressant pour les secrétaires freelances. Cibler ce segment pourrait vous offrir de nombreuses opportunités. En revanche, les start-ups pourraient être davantage intéressées par une secrétaire capable d’assumer des responsabilités supplémentaires, comme la gestion de projets ou le suivi des clients.
Créer son offre
Une fois votre clientèle cible identifiée, vous devez définir précisément votre offre de services. Plus elle est claire et complète, plus vous attirerez de clients. Une secrétaire freelance peut offrir des services variés tels que :
- Gestion des e-mails et de l’agenda
- Facturation et suivi des paiements
- Organisation de réunions et voyages d’affaires
- Saisie de données
- Rédaction et mise en forme de documents
Une approche consiste à offrir des « packs » adaptés aux besoins de vos clients cibles. Par exemple, un pack « gestion d’entreprise » pourrait inclure des services complets pour une PME, tandis qu’un pack « soutien ponctuel » pourrait être destiné aux petites structures.
Définir ses tarifs
La question des tarifs est cruciale et délicate. Il faut trouver le juste équilibre entre compétitivité et rentabilité. Une étude réalisée par le site Malt indique que le tarif moyen pour un secrétaire freelance en France est d’environ 35 € de l’heure, avec des variations selon les régions et les compétences spécifiques.
Plusieurs facteurs entrent en compte dans la définition de vos tarifs :
- Votre expérience : Plus vous avez d’années d’expérience, plus vous pouvez justifier d’un tarif élevé.
- Le niveau de spécialisation : Des compétences spécifiques, comme la gestion d’agenda complexe ou la maîtrise d’outils spécifiques (Excel, logiciels de gestion), peuvent augmenter votre valeur perçue.
- La demande du marché : Analysez les tarifs pratiqués par vos concurrents directs pour vous situer correctement.
N’oubliez pas de prendre en compte vos charges, telles que les cotisations sociales (estimées à 22 % pour les micro-entrepreneurs), afin de fixer un tarif rentable pour votre activité.
Réaliser un business plan et un prévisionnel
Réaliser un business plan est essentiel pour la réussite de votre activité. Ce document vous permettra de planifier vos objectifs financiers, de définir vos stratégies et d’anticiper les obstacles éventuels. Dans votre business plan, prenez le temps de détailler :
- Vos objectifs financiers : Combien de clients espérez-vous obtenir par mois ? Quel chiffre d’affaires ciblez-vous ?
- Vos charges fixes et variables : Quelles sont les dépenses liées à votre activité (frais de logiciel, cotisations sociales, marketing…) ?
- Vos projections financières : Quel chiffre d’affaires espérez-vous générer sur les 6 premiers mois et l’année suivante ?
Réaliser un prévisionnel vous aidera également à évaluer si vos tarifs couvrent bien vos charges tout en dégageant une marge bénéficiaire.
Choisir entre travailler sous son nom propre ou créer une entreprise
Un autre point à trancher est de savoir si vous voulez travailler sous votre nom propre ou créer une entreprise. Travailler sous votre nom propre, par exemple en micro-entrepreneur, est souvent l’option la plus simple pour démarrer, car elle demande peu de formalités et permet de bénéficier d’un régime fiscal et social simplifié.
Cependant, créer une entreprise sous un nom commercial peut avoir des avantages :
- Donner une image plus professionnelle.
- Permettre de dissocier plus clairement vos finances personnelles et professionnelles.
- Faciliter le développement futur de votre activité.
Définir sa stratégie d’acquisition client
Pour trouver des clients, il est essentiel de mettre en place une stratégie d’acquisition claire et efficace. Il existe plusieurs canaux pour attirer des clients :
- Les plateformes en ligne : Des sites comme Malt, Indeed ou Fiverr permettent de mettre en relation freelances et clients potentiels.
- LinkedIn : Le réseau professionnel est un excellent outil pour se connecter avec des entreprises et entrepreneurs à la recherche de services administratifs. Selon une étude menée par LinkedIn, 61 % des freelances trouvent leur premier client via cette plateforme.
- La prospection directe : Contactez directement les entreprises de votre région ou de votre secteur d’activité cible. Un e-mail bien rédigé et un suivi téléphonique peuvent suffire pour décrocher un contrat.
- Le bouche-à-oreille et le réseau : Ne sous-estimez pas l’importance des recommandations. Faites savoir à vos contacts personnels et professionnels que vous lancez votre activité de secrétaire freelance.
Diversifier vos sources d’acquisition permet d’atténuer les périodes creuses et de maximiser vos chances de succès.
Apprendre à gagner du temps et s’entourer de freelances complémentaires
Travailler en freelance implique une gestion rigoureuse de votre temps. Utiliser des outils de gestion de tâches comme Trello ou Asana vous permettra de mieux organiser vos journées et de prioriser vos tâches.
En parallèle, il peut être utile de vous entourer de freelances complémentaires. Par exemple, collaborer avec un comptable freelance ou un community manager peut vous permettre d’offrir à vos clients une gamme de services plus large et plus attractive, sans avoir à tout gérer vous-même.
Devenir secrétaire freelance demande une organisation minutieuse, une connaissance approfondie de son marché cible et une stratégie claire pour acquérir des clients. Avec une offre adaptée, une bonne gestion de votre activité et en utilisant les bons outils, vous pouvez développer une activité rentable et épanouissante. N’oubliez pas de rester flexible et de vous adapter aux besoins changeants du marché, tout en continuant à améliorer vos compétences.
